Veel managers hebben een ‘hoofdpijn dossier medewerker’ in hun team: een persoon die het geruime tijd prima heeft gedaan, maar momenteel net wel (of net niet) voldoende functioneert. Het is lastig om de vinger op de zere plek te leggen. Hij/zij levert niet echt de output die je verwacht, soms is er weinig tot geen ontwikkeling op bepaalde competenties. Timing om zaken ten goede te keren is belangrijk, maar tegelijkertijd erg moeilijk. Je wilt als manager wel sturing geven, maar er niet al te strak bovenop zitten. Coachen hoort er bij tegenwoordig, maar je wilt ze ook weer niet pamperen! De vraag is: hoe weet je als manager of jouw medewerker niet langzaam maar zeker afglijdt naar disfunctioneren?
Vaak is er weinig dossier opgebouwd, de manager blijft wat algemeen in de analyse van de casus. De eerste stap is derhalve duidelijkheid te verschaffen ten aanzien van wat in het verleden is gedaan en nagelaten, alsmede wat nu concreet moet geschieden. Er zijn uiteraard duidelijke verschillen per casus, hieronder toch een aantal kenmerkende indicatoren die ik weer wil koppelen aan de begrippen: energie en bewustzijn.
Qua energie valt op dat de ‘hoofdpijn dossier medewerker’ vaak al langere tijd indirecte en subtiele signalen afgeeft dat het minder goed met hem gaat. Er is bijvoorbeeld sprake van een wisselende motivatie, inzetbereidheid c.q. betrokkenheid. Ofwel hij is overijverig en blijft relatief lang doorwerken. Dit lijkt gunstig maar dit kan ook compensatiegedrag zijn om zijn minder functioneren te verhullen. Ofwel de medewerker laat steeds meer een 9-5 mentaliteit zien. Extra klussen of verantwoordelijkheden weert hij af, de medewerker neemt relatief veel snipperdagen op of maakt zich hard voor een heel lange vakantie. Een belangrijke constatering is dat zijn energie of motivatie al langere tijd ‘anders dan ‘normaal’ is, zowel in positieve als in negatieve zin. Verder valt op dat hij zich minder laat vastpinnen op concrete data om stukken op te leveren, in overleg of discussies levert hij steeds minder inbreng.
Qua bewustzijn valt op dat de betreffende medewerker’ zich in sociaal opzicht terugtrekt: hij laat zich minder zien bij de koffieautomaat, bij de vrijdagmiddag borrel en/of bij overig informeel overleg. Een andere indicator is de verminderde afgestemdheid op collega’s. Ook dit gaat twee kanten op: de medewerker toont zich ofwel erg volgzaam en aangepast, ofwel het tegenovergestelde wordt zichtbaar: de medewerker gaat regelmatig dwars liggen bij beslissingen en toont over assertief gedrag.
Meerdere belangrijke zaken komen naar boven:
- het is een geleidelijk proces. De signalen zijn subtiel en daarmee lastig te herkennen;
- de betrokken manager vindt het wel belangrijk, maar vaak niet erg urgent om actie te ondernemen;
- de medewerker is onmachtig (of onwillig) om zijn eigen verantwoordelijkheid in deze op te pakken;
- er is niet één specifiek moment in de tijd te noemen om in te grijpen;
Oplossingen
Er zijn helaas geen pasklare oplossingen, meerdere interventies zijn gewenst om de kans op afglijden van een medewerker te verkleinen. De manager:
- dient veel bewuster te registreren hoe zijn medewerkers zich gedragen en een logboek bijhouden.
- kan veel regelmatiger de dialoog aangaan met zijn medewerker bijvoorbeeld door (korte en informele) feedback gesprekken te voeren aan de hand van concrete casuïstiek.
- door middel van intervisie met HR, een collega manager of extern adviseur de potentieel lastige dossiers evalueren. Daartoe dient de manager natuurlijk een goed onderbouwd dossier in te brengen, waardoor hij niet alleen het functioneren van zijn medewerker evalueert, maar ook zijn eigen functioneren kritisch onder de loep neemt.
(je kunt je abonneren via de rss feed rechtsboven aan de pagina)
